Несмотря на внедрение электронного документооборота в кадровом делопроизводстве, бумажный вариант трудовой книжки по-прежнему остается важным подтверждением стажа работника. На законодательном уровне закреплены строгие правила по ведению документа.
Нередко случается так, что кадровый работник вносит недостоверную запись. Тогда работодатель признает отметку недействительной. Также на другом месте работы законодательство предоставляет возможность исправить неточные сведения, внесенные ранее в книжку, при предъявлении подтверждающих документов об ошибке.
Правовая база
Нормы ведения и заполнения трудовых закреплены Постановлением Правительства и Инструкцией Минтруда.
В документе запрещено вносить корректировки поверх существующих отметок, замазывать или зачеркивать ошибочные сведения. Поправки вносятся путем проставления отметки, которая гласит о недействительности информации под конкретным порядковым номером.
Просто зачеркнуть ошибочную запись нельзя. Законом предусмотрено внесение изменений исключительно путем признания записи недействительной.
Какие записи признаются неверными
Ошибочная информация признается недействительной. При этом закон четко не определяет список ошибок или разделы трудовой. Любая запись, содержащая неточности, считается неверной.
Ошибка может быть допущена в фактических сведениях или относится к категории орфографических. Орфографические ошибки возникают из-за невнимательности кадрового сотрудника. Но описки, опечатки в наименовании предприятия, должности, специальности, датах важно исправлять надлежащим образом. Особенно, если по специальности предоставляются льготы (досрочное оформление пенсии).
Кто вправе вносить изменения
Проставление отметок и изменений доступно ограниченному кругу лиц. В предприятиях уполномоченный сотрудник определяется руководителем. Обязанности закрепляются соответствующим приказом. В большинстве случаев полномочия получает работник отдела кадров или бухгалтерии. Если в организации небольшая штатная численность, руководитель вправе самостоятельно вести трудовые.
Чаще всего неточности или расхождения замечают во время кадровых проверок. После обнаружения неточности назначенный работник вносит изменения. Но нередки случаи, когда работник обнаруживает ошибочную информацию после получения книжки.
Неточность на титульной странице
Требования закона предусматривают возможность исправления следующей информации:
· Корректировка личных данных. Допущенная ошибка зачеркивается и сверху указываются верные сведения. На внутреннем листе обложки прописывается документ, ставшим основанием для корректировки. Внесенная информация обязательно заверяется подписью уполномоченного сотрудника и печатью предприятия.
· Изменение о полученном образовании. Новые сведения указываются рядом и не заверяются.
Если трудовой документ заполняется впервые и на титуле допускается неточность, книжка признается испорченной и заменяется.
Ошибка о работе или наградах
Если сотрудник обнаруживает неточность о должности или полученных благодарностях, в соответствии с законодательством предпринимаются следующие шаги:
- Оформляется заявление работодателю, внесшему неправильную запись, с просьбой внести корректировку.
- Запросить с предыдущего места работы подтверждающие документы. С полученными бумагами можно обратиться к ответственному лицу на новом рабочем месте.
- После ликвидации предприятия документы попадают в местный архив. Можно запросить нужные копии непосредственно в архиве.
Кому разрешено вносить исправления
Сам работник не обладает правом вносить сведения или корректировки в трудовую. Ведение книжки и внесение информации осуществляет работодатель по месту трудоустройства.
Сотруднику необходимо определить работодателя, который вправе признать неточность и обратиться к уполномоченному лицу для проведения процедуры.
Если предприятие реорганизовано, корректировки осуществляет организация-правопреемник.
Корректировка, осуществляемая на бывшем месте работы, обязательно должна содержать полное наименование предприятия, фирмы. Уполномоченное лицо обязательно ставит подпись и печать.
Неточная запись
Внесение изменений путем зачеркивания закон разрешает только на титуле и на 33 странице. Остальные отметки исправляются путем признания недостоверными. Закон предусматривает 2 способа оформления:
- Вносится отметка о том, что запись под номером (указывается порядковый номер) недействительна. Исправление оформляется 2 строчками с соответствующими порядковыми номерами.
- Корректировка оформляется одной записью, прописывающей недействительность с одновременным указанием причины.
Если отметка о неверных сведениях прописывается отдельной строкой, графа «основание» не заполняется.
Пропуск
Восстановление пропущенных данных осуществляется в установленном порядке ведения трудовых книжек. В таком случае необходимость признания отметки неверной отсутствует.
Если сотрудник занимал должность или его переводили с другого места работы, но сведения не внесены, следует в трудовой заполнить графы и отразить:
- Проставить порядковый номер отметки.
- Дату заполнения.
- Необходимые сведения.
- Информацию о приказе или распоряжении.
Неправомерное увольнение
Изменение внесенной формулировки увольнения в соответствующем разделе допускается исключительно по решению суда. Законодательство дает право каждому сотруднику обжаловать причину увольнения.
В случае удовлетворения судом жалобы, с момента вступления решения в законную силу работодатель обязан признать запись об увольнении недействительной.
Возможное наказание за неточности
Уполномоченное лицо или сам наниматель за ведение и учет трудовых книжек несет административную ответственность. Кодекс предусматривает наложение штрафных санкций в отношении виновных лиц.
Читайте на Автофокусе — Офисная система архивации: как выбрать хорошую папку (Ml)
