Как хранят документы в архиве?

Как хранят документы в архиве Бизнес

Архивы бывают разными — историческими, государственными, производственными, семейными. И если тонкости хранения могут существенно отличаться, то общие черты можно отследить. Общим для них является подход к хранению документов — классификация, систематизация и размещение.

Когда-то давно архивы представляли собой пыльные тома, стоящие на старинных, деревянных полках. А на заре своего существования они и вовсе были каменными табличками с нанесенной на них клинописью. В этой статье мы рассмотрим, как организовано современное хранилище и убедимся, что за прошедшие века люди научились хранить документы в архивах по-настоящему.

Особенности помещения

Что же это за помещение — архив? В современном мире оно, как правило, представляет собой большое, похожее на цех пространство с установленными в нем стеллажами. Они могут быть мезонинными, когда сотрудники могут перемещаться между ярусами, поднимаясь по ступеням, или простыми. Важно, что все они делаются из металла, чтобы защитить содержимое от насекомых.

Кроме того, в помещении обязательно есть:

  • чувствительная пожарная сигнализация, способная обнаружить возгорание в самом начале и не дать ему превратиться в пожар;
  • системы пожаротушения, подходящие для бумаги, важно, чтобы срабатывали они автоматически, на случай, если воспламенение произойдет ночью;
  • охранная сигнализация, способная уберечь хранилище от проникновения злоумышленников;
  • система климат-контроля, которая отвечает за поддержание оптимальных температурно-влажностных условий для хранения бумаги, а также необходимый световой режим.

Как организовано хранение?

Прежде, чем документы попадут в архив, они проходят обязательную архивную обработку. Она предполагает:

  • проведение экспертизы научно-практической ценности, в ходе которой выясняется, нужно ли в принципе хранить бумаги;
  • определение сроков хранения каждого документа;
  • систематизацию и классификацию;
  • обработку бумаг в соответствии с принятыми в нашей стране правилами и требованиями;
  • формирование дел;
  • выделение просроченных дел на уничтожение;
  • составление всех необходимых актов.

После этого дела подшиваются в папки, а они помещаются в короба. Такой подход считается оптимальным, так как он позволяет в полной мере защитить содержимое от света и пыли.

Затем короба подписывают, причем маркируют их специальными шифрами. Естественно, параллельно составляется каталог архива. И, наконец, они помещаются на отведенное для них место на стеллаже.

Оцените статью
afmedia.ru
Добавить комментарий